Produktivitätsplaner

Zusammenfassung

Scharfer Fokus ist schwer zu erreichen, deshalb benötigen Sie eine solide Produktivitätsroutine. Ob Sie von zu Hause aus arbeiten oder Aufgaben im Team verteilen, unser Produktivitätsplaner Deck hilft dabei, Ihren Zeitplan diszipliniert und den Fortschritt im Blick zu behalten. Nutzen Sie diese Ressource in hellen oder dunklen Farbthemen und finden Sie Ratschläge (die wir in den folgenden Präsentationshighlights aufgenommen haben) von Produktivitätsexperten bei Asana und Vox Media.

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Produktivitätsplaner

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Slide-Highlights

Nutzen Sie diese Folie, um Ihren Plan für eine Produktivitätsverbesserungsstrategie zu kommunizieren. Sie können Folgendes einbeziehen: regelmäßige Pausen einlegen, Stehmeetings abhalten, in 90-Minuten-Intervallen arbeiten, Unterbrechungen minimieren und Multitasking vermeiden.

Mit dieser Folie können Sie Ihren Projektmanagementkalender mit dem Team teilen. Auf diese Weise wird es für alle einfacher, den Zeitplan zu visualisieren und die Fristen zu verstehen, und für Sie – den Fortschritt zu überwachen und zu verfolgen.

Beachten Sie, dass unser Deck Folien für tägliche, wöchentliche und monatliche Produktivitätsplaner bietet. Nutzen Sie jeden einzelnen von ihnen, um den Workflow 27/7 zu optimieren. Und für die jährliche Produktivitätsplanung nutzen Sie unseren neuesten Kalender 2021.

Statistiken

Hier sind einige wichtige Statistiken zur Produktivität, die Sie im Hinterkopf behalten oder sogar in Ihre Präsentation einbeziehen sollten:

• Die Produktivität verbessert sich in Organisationen mit vernetzten Mitarbeitern um 20-25%, sagen Berater von McKinsey & Company
• Hochleistungsfähige Mitarbeiter haben drei Dinge gemeinsam: Talent, hohe Engagement und über 10 Jahre Erfahrung im Unternehmen, laut Gallup
• Engagierte Mitarbeiter sind 27% wahrscheinlicher "ausgezeichnet" in ihrer Leistung, laut Gallup
• 95% der Personalverantwortlichen sagen, dass Mitarbeiter-Burnout die "Mitarbeiterbindung sabotiert", laut einem Bericht von Kronos Incorporated und Future Workplace
• Mitarbeiter, die ihre Stärken täglich einsetzen, sind 8% produktiver und sechsmal wahrscheinlicher engagiert, laut Gallup
• Organisationen mit einem starken Onboarding-Prozess verbessern die Produktivität um über 70%, berichtet Glassdoor

Anwendung

Jim Whitehurst, der Präsident und CEO von Red Hat, einem erfolgreichen Anbieter von Open-Source-Software, teilte seine Tipps für maximale Produktivität in seinem Artikel für "Inc."

• Planen Sie Ihre Woche – "Sonntagabends setze ich mich mit meiner Liste der wichtigen Ziele für das Jahr und für jeden Monat hin. Diese Ziele bestimmen jede Woche und helfen mir, auf Kurs zu bleiben", teilt Whitehurst mit.
• Blockieren Sie Aufgabenzeit – blockieren Sie Zeit, um spezifische Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel Zeitschlitze für "Neuen Vorschlag schreiben", oder "Präsentation erstellen" oder "Marketingmaterialien überprüfen und genehmigen".
• Folgen Sie einer realistischen To-Do-Liste – weisen Sie jeder Aufgabe Zeiten zu. Wenn Sie heute sechs Stunden Meetings geplant haben und acht Stunden Aufgaben, werden diese Aufgaben wahrscheinlich nicht erledigt.
• Standardmäßig 30-minütige Meetings – "Wer immer die einstündige Standardeinstellung in Kalendersoftware erfunden hat, hat Millionen von Menschenstunden verschwendet. [...] Seien Sie kein Sklave der Standardeinstellungen des Kalendertools. Planen Sie nur eine Stunde ein, wenn Sie absolut wissen, dass Sie sie benötigen", sagt Whitehurst.
• Hören Sie auf zu multitasken – das Problem beim Multitasking ist, dass eine geteilte Aufmerksamkeit Sie weniger produktiv macht. Auch wenn Sie nur gedankenlose Dinge tun, sind Sie trotzdem nicht 100% präsent.
• Nutzen Sie Randzeiten – Whitehurst sagt: "Meine größten Ausfallzeiten während des Arbeitstages kommen, wenn ich zur Arbeit fahre, wenn ich nach Hause fahre und wenn ich auf Flughäfen bin. Deshalb konzentriere ich mich wirklich darauf, wie ich diese Zeit nutzen kann. Ich plane fast immer Anrufe für meine Fahrt zur Arbeit. Es ist einfach: Ich bringe die Kinder zur Schule und setze sie zu einer bestimmten Zeit ab; dann kann ich einen 8:00 bis 8:30 Anruf machen. Normalerweise plane ich keine Anrufe für die Heimfahrt, damit ich Anrufe zurückgeben kann, besonders an Leute an der Westküste."
• Behalten Sie Ihre Zeit im Auge – verfolgen Sie Ihre Zeit und Sie werden erstaunt sein, wie viel davon Sie mit Dingen verbringen, die nicht produktiv sind. Hinweis: Die von Ihnen protokollierten Informationen können richtungsweisend, nicht präzise sein.
• Seien Sie bedacht bei der Mittagspause – egal wie viel Zeit Sie für das Mittagessen einplanen, überlegen Sie sich, wie Sie sie verbringen. "Wenn Sie gerne an Ihrem Schreibtisch essen und weitermachen, gut. Aber wenn Sie davon profitieren, die Pause zum Aufladen zu nutzen, ist das Mittagessen eine Zeit, in der Multitasking großartig sein kann: Sie können Netzwerke aufbauen, sozialisieren und dazu beitragen, die Kultur Ihres Unternehmens zu stärken - aber nicht, wenn Sie jeden Tag mit den gleichen Leuten zum Mittagessen gehen", sagt Whitehurst.
• Beginnen Sie jeden Tag richtig – machen Sie gleich morgens Sport, denn Sport gibt Energie. Studien zeigen, dass mäßige aerobe Übungen Ihre Stimmung für bis zu 12 Stunden verbessern können.

Expertenrat

Experten bei Asana – einem Projektmanagement-Tool, haben eine Liste von Zitaten von den Gurus des Produktivitätsmanagements zusammengestellt, die Geschäftsleiter, Produzenten, Projektmanager und andere Fachleute anwenden können.

Kerry Anne Hoffman, Senior Product Manager, Marketing Operations bei Classpass

"Mein wichtigster Tipp für das Arbeitsmanagement ist, immer nach einem Projekt zu reflektieren. Dann können Sie alles, was Sie gelernt haben, in ein Handbuch einfließen lassen, damit Sie das nächste Mal, wenn Sie ein ähnliches Projekt planen und verwalten müssen, vorbereitet sind."

Joshua Zerkel, Leiter der Community bei Asana

"Behandeln Sie Ihren Kalender wie ein Tetris-Spiel: Entfernen Sie alles Nichtdringende und Unnötige von Ihrer To-Do-Liste. Gibt es Dinge, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgreifen können oder gibt es etwas, das ganz entfernt werden kann? Scheuen Sie sich nicht, noch einen Schritt weiter zu gehen und in Ihrem Kalender einige "beschäftigte" Zeiten für die Arbeit zu blockieren."

Jamie Berger, Executive Assistant to the President bei Mercy for Animals

Binden Sie alles an organisatorische Ziele. Die erste Frage, die Sie immer stellen sollten, ist: "Wird dieses Projekt uns dabei helfen, unsere Organisationsziele zu erreichen? Ist dies die beste Nutzung unserer Zeit gerade jetzt?"

Dana Barrett, Leiterin des Produktmarketings bei Asana

"Wenn Ihr Team hart auf ein Ziel hinarbeitet, ist das Letzte, was sie brauchen, durch ein weiteres Status-Update-Meeting aufgehalten zu werden. Natürlich sind manchmal Meetings notwendig, aber wo immer möglich, empfehle ich, Updates über die Fortschritts-Registerkarte Ihres Projekts zu teilen. "

Corri Skinner, Senior Director of Creative Operations bei Vox Media

"Um ein Projekt erfolgreich zu managen, müssen Sie Prioritäten setzen. Sie werden nie so viel Zeit und Ressourcen haben, wie wir alle hoffen würden, also um alles zu schaffen, müssen Sie sich auf die Punkte konzentrieren, die den größten Einfluss haben. Stellen Sie dann sicher, dass diese Prioritäten für die Stakeholder klar sind, damit Sie die Erwartungen setzen können und für Ihr Team, damit sie sich auf die richtige Arbeit konzentrieren."