Pianificatore di Produttività

Sinossi

La concentrazione acuta è elusiva, ecco perché hai bisogno di una solida routine di produttività. Mentre lavori da casa o condividi compiti in tutto il team, il nostro mazzo Pianificatore di Produttività aiuta a mantenere il tuo programma disciplinato e il progresso sotto controllo. Utilizza questa risorsa in temi di colore chiaro o scuro e trova consigli (che abbiamo incluso negli highlights della presentazione qui sotto) da esperti di produttività di Asana e Vox Media.

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Highlights delle diapositive

Utilizza questa diapositiva per comunicare il tuo piano per una strategia di miglioramento della produttività. Potresti includere: prendere pause regolari, tenere riunioni in piedi, lavorare in intervalli di 90 minuti, minimizzare le interruzioni e evitare il multitasking.

Con questa diapositiva, condividi il tuo calendario di gestione del progetto con il team. In questo modo, sarà più facile per tutti visualizzare il programma e capire le scadenze, e per te - monitorare e tenere traccia dei progressi.

Notate che il nostro mazzo offre diapositive per pianificatori di produttività giornalieri, settimanali e mensili. Approfitta di ognuno di essi per ottimizzare il flusso di lavoro 27/7. E per la pianificazione della produttività annuale, utilizza il nostro più recente Calendario 2021.

Statistiche

Ecco alcune statistiche importanti sulla produttività da tenere a mente o da includere nella tua presentazione:

• La produttività migliora dal 20-25% nelle organizzazioni con dipendenti connessi, secondo i consulenti di McKinsey & Company
• I dipendenti ad alte prestazioni hanno tre cose in comune: talento, alto coinvolgimento e oltre 10 anni di esperienza all'interno dell'azienda, secondo Gallup
• I dipendenti impegnati hanno il 27% in più di probabilità di mostrare un rendimento "eccellente", secondo Gallup
• Il 95% dei leader HR afferma che l'esaurimento dei dipendenti sta "sabotando la ritenzione della forza lavoro," secondo un rapporto di Kronos Incorporated e Future Workplace
• I dipendenti che esercitano quotidianamente i loro punti di forza sono l'8% più produttivi e sei volte più propensi a essere coinvolti, secondo Gallup
• Le organizzazioni con un forte processo di onboarding migliorano la produttività di oltre il 70%, secondo quanto riportato da Glassdoor

Applicazione

Jim Whitehurst, il Presidente e CEO di Red Hat, un fornitore di software open-source di successo, ha condiviso i suoi consigli per massimizzare la produttività nel suo articolo per "Inc."

• Pianifica la tua settimana – "La domenica sera, mi siedo con la mia lista di obiettivi importanti per l'anno e per ogni mese. Questi obiettivi informano ogni settimana e mi aiutano a rimanere sulla giusta strada," condivide Whitehurst.
• Blocca il tempo per le attività - riserva del tempo per completare specifiche attività. Ad esempio, pianifica periodi per "Scrivere una nuova proposta," o "Creare una presentazione" o "Rivedere e approvare i materiali di marketing."
• Segui una lista di cose da fare realistica - assegna tempi a ciascuna attività. Se hai sei ore di riunioni programmate oggi e otto ore di attività, è probabile che queste attività non verranno svolte.
• Imposta come predefinito riunioni di 30 minuti - "Chiunque abbia inventato l'ora predefinita nel software del calendario ha sprecato milioni di ore di persone. [...] Non essere schiavo delle impostazioni predefinite del calendario. Programma un'ora solo se sai assolutamente che ne hai bisogno," dice Whitehurst.
• Smetti di fare multitasking - il problema del multitasking è che una concentrazione divisa ti rende meno produttivo. Anche se stai solo facendo cose senza pensieri, comunque - non sei presente al 100%.
• Sfrutta il tempo marginale - Whitehurst dice: "I miei momenti di inattività più grandi durante la giornata lavorativa arrivano quando guido per andare al lavoro, quando torno a casa e quando sono negli aeroporti. Quindi mi concentro molto su come utilizzare quel tempo. Programmo quasi sempre le chiamate per il mio tragitto verso il lavoro. È facile: porto i bambini a scuola e li lascio a un orario specifico; poi posso fare una chiamata dalle 8:00 alle 8:30. Di solito non programmo chiamate per il tragitto di ritorno a casa così posso restituire le chiamate, soprattutto alle persone sulla costa occidentale."
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• Tieni traccia del tuo tempo - monitora il tuo tempo e sarai sorpreso di quanto ne spendi facendo cose che non sono produttive. Nota: le informazioni che registri possono essere indicative, non precise.
• Sii riflessivo riguardo al pranzo - qualunque sia il tempo che dedichi al pranzo, sii riflessivo su come lo spendi. "Se ti piace mangiare alla tua scrivania e continuare a lavorare, va bene. Ma se trai beneficio dall'utilizzare la pausa per ricaricarti, il pranzo è un momento in cui il multitasking può essere ottimo: Puoi fare networking, socializzare e contribuire a costruire la cultura della tua azienda--ma non se vai a pranzare con le stesse persone ogni giorno," dice Whitehurst.
• Inizia ogni giorno nel modo giusto - fai esercizio fisico la prima cosa al mattino perché l'esercizio fisico è energizzante. Le ricerche dimostrano che un esercizio aerobico moderato può migliorare il tuo umore per fino a 12 ore.

Consigli di esperti

Gli esperti di Asana - uno strumento di gestione dei progetti, hanno messo insieme una lista di citazioni dei guru della gestione della produttività che i manager aziendali, i produttori, i project manager e altri professionisti possono utilizzare.

Kerry Anne Hoffman, Senior Product Manager, Marketing Operations presso Classpass

"Il mio consiglio numero uno sulla gestione del lavoro è di riflettere sempre dopo un progetto.Quindi puoi prendere tutto ciò che hai imparato e creare un manuale operativo in modo da essere pronto la prossima volta che devi pianificare e gestire un progetto simile."

Joshua Zerkel, Responsabile della Comunità presso Asana

"Tratta il tuo calendario come una partita di Tetris: Rimuovi qualsiasi cosa non urgente e non necessaria dalla tua lista di cose da fare. Ci sono cose che puoi riprendere in un secondo momento o c'è qualcosa che può essere completamente eliminato? Non aver paura di andare oltre bloccando nel tuo calendario del tempo "occupato" per lavorare."

Jamie Berger, Assistente Esecutivo del Presidente presso Mercy for Animals

Collega tutto agli obiettivi organizzativi. La prima domanda da porsi sempre è: "Questo progetto ci aiuterà a muoverci verso i nostri obiettivi organizzativi? È questo il miglior uso del nostro tempo in questo momento?"

Dana Barrett, Responsabile del Marketing di Prodotto presso Asana

"Quando il tuo team sta lavorando duramente verso un obiettivo, l'ultima cosa di cui hanno bisogno è di essere appesantiti da un altro incontro di aggiornamento dello stato. Naturalmente, a volte le riunioni sono necessarie, ma dove possibile consiglio di condividere gli aggiornamenti tramite la scheda Progressi del tuo progetto. "

Corri Skinner, Direttore Senior delle Operazioni Creative presso Vox Media

"Per gestire con successo un progetto, devi dare la priorità. Non avrai mai tanto tempo e risorse come tutti speriamo, quindi per fare tutto devi concentrarti sugli elementi che avranno il maggior impatto.Quindi assicurati che queste priorità siano chiare per i portatori di interesse in modo da poter impostare le aspettative e per il tuo team in modo che si concentrino sul lavoro giusto."