उत्पादकता योजनाकार

सारांश

तीव्र ध्यान दुर्लभ है, इसलिए आपको एक मजबूत उत्पादकता रूटीन की आवश्यकता है। जब आप घर से काम करते हैं या टीम के बीच कार्य बाँटते हैं, हमारा उत्पादकता योजनाकार डेक आपके अनुसूची को अनुशासित रखने और प्रगति की जांच करने में मदद करता है। इस संसाधन का उपयोग हल्के या गहरे रंग के थीम में करें और Asana और Vox Media के उत्पादकता विशेषज्ञों से सलाह पाएं (जिसे हमने नीचे प्रस्तुति की हाइलाइट्स में शामिल किया है)।

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स्लाइड की हाइलाइट्स

इस स्लाइड का उपयोग अपनी उत्पादकता सुधार स्ट्रेटेजी के लिए योजना संचारित करने के लिए करें। आप शामिल कर सकते हैं: नियमित अवकाश लेना, खड़े होकर बैठक आयोजित करना, 90 मिनट के अंतराल में काम करना, विघ्नों को कम करना और बहुकार्य करने से बचना।

इस स्लाइड के साथ, अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन कैलेंडर को टीम के साथ साझा करें। इस तरह, सभी के लिए अनुसूची को देखना और समझना, और आपके लिए - प्रगति की निगरानी और ट्रैक रखना आसान हो जाएगा।

ध्यान दें कि हमारा डेक दैनिक, साप्ताहिक और मासिक उत्पादकता प्लानर के लिए स्लाइड प्रदान करता है। इनमें से प्रत्येक का लाभ उठाएं ताकि कार्यप्रवाह को 27/7 अनुकूलित किया जा सके। और वार्षिक उत्पादकता योजना के लिए, हमारे नवीनतम 2021 का कैलेंडर का उपयोग करें।

सांख्यिकी

यहां कुछ महत्वपूर्ण सांख्यिकी हैं जो उत्पादकता के बारे में ध्यान रखने या अपने प्रस्तुतिकरण में शामिल करने के लिए हैं:

• McKinsey & Company के सलाहकारों का कहना है कि संगठनों में जिनके कर्मचारी जुड़े हुए हैं, उनमें उत्पादकता 20-25% सुधरती है
• उच्च प्रदर्शन वाले कर्मचारियों में तीन चीजें सामान्य होती हैं: प्रतिभा, उच्च सम्मिलितता और कंपनी के भीतर 10 से अधिक वर्षों का अनुभव, गैलप के अनुसार
• सम्मिलित कर्मचारी 27% अधिक संभावना रखते हैं कि वे "उत्कृष्ट" प्रदर्शन दिखाएंगे, गैलप के अनुसार
• 95% HR नेताओं का कहना है कि कर्मचारी बर्नआउट "कार्मिक संरक्षण को बिगाड़ रहा है," क्रोनोस इनकॉरपोरेटेड और फ्यूचर वर्कप्लेस रिपोर्ट के अनुसार
• जो कर्मचारी अपनी शक्तियों का प्रयोग रोज करते हैं, वे 8% अधिक उत्पादक और छह गुना अधिक संभावना रखते हैं कि वे सम्मिलित होंगे, गैलप के अनुसार
• ग्लासडोर की रिपोर्ट के अनुसार, मजबूत ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया वाले संगठन उत्पादकता में 70% से अधिक सुधार करते हैं

अनुप्रयोग

रेड हैट, एक सफल ओपन-सोर्स सॉफ्टवेयर प्रदाता, के अध्यक्ष और CEO जिम व्हाइटहर्स्ट ने अपने लेख में "Inc." के लिए अधिकतम उत्पादकता के लिए अपने सुझाव साझा किए

• अपने सप्ताह का नक्शा बनाएं – "रविवार की शाम को, मैं वर्ष और प्रत्येक महीने के लिए मेरी महत्वपूर्ण उद्देश्यों की सूची के साथ बैठता हूं। वे लक्ष्य हर सप्ताह को जानकारी देते हैं और मुझे पथ पर बनाए रखते हैं," व्हाइटहर्स्ट साझा करते हैं.
• कार्य समय ब्लॉक करें - विशेष कार्यों को पूरा करने के लिए समय ब्लॉक करें। उदाहरण के लिए, "नई प्रस्ताव लिखें," या "प्रस्तुति तैयार करें" या "विपणन सामग्री की समीक्षा और अनुमोदन करें."
• एक वास्तविक करने योग्य सूची का पालन करें - प्रत्येक कार्य को समय निर्धारित करें। यदि आपके पास आज छः घंटे की बैठक निर्धारित है और आठ घंटे के कार्य, तो संभावना है कि वे कार्य पूरे नहीं होंगे।
• 30-मिनट की बैठकों को डिफ़ॉल्ट मानें - "जिसने कैलेंडर सॉफ़्टवेयर में एक घंटे का डिफ़ॉल्ट आविष्कार किया, उसने लाखों लोगों के घंटों की बर्बादी की। [...] कैलेंडर उपकरण के डिफ़ॉल्ट के गुलाम न बनें। केवल तभी एक घंटा निर्धारित करें जब आप निश्चित रूप से जानते हैं कि आपको इसकी आवश्यकता है," व्हाइटहर्स्ट कहते हैं।
• बहुकार्य करना छोड़ दें - बहुकार्य करने की समस्या यह है कि विभाजित ध्यान आपको कम उत्पादक बनाता है। हालांकि आप केवल बेफिक्र काम कर रहे हैं, फिर भी - आप 100% उपस्थित नहीं हैं।
• एज टाइम का उपयोग करें - व्हाइटहर्स्ट कहते हैं: "मेरे काम के दिन में सबसे बड़े निष्क्रिय समय तब आते हैं जब मैं काम पर जाता हूं, जब मैं घर लौटता हूं, और जब मैं हवाई अड्डों में होता हूं। इसलिए मैं वास्तव में कठिनाई से ध्यान देता हूं कि कैसे उस समय का उपयोग करूं। मैं लगभग हमेशा अपने काम पर जाने के लिए कॉल्स निर्धारित करता हूं। यह आसान है: मैं बच्चों को स्कूल ले जाता हूं और उन्हें एक विशेष समय पर छोड़ देता हूं; फिर मैं 8:00 से 8:30 की कॉल कर सकता हूं। मैं आमतौर पर घर लौटने के लिए कॉल्स नहीं निर्धारित करता हूं ताकि मैं कॉल्स वापस कर सकूं, विशेष रूप से पश्चिमी तट के लोगों को।""
• अपना समय ट्रैक करें – अपना समय ट्रैक करें और आप हैरान हो जाएंगे कि आप इसका कितना समय ऐसी चीजों में बिताते हैं जो उत्पादक नहीं होतीं। ध्यान दें: आपके द्वारा लॉग की गई जानकारी दिशात्मक हो सकती है, सटीक नहीं।
• लंच के बारे में सोचविचार करें – जो भी समय आप लंच के लिए लेते हैं, उसे कैसे बिताने के बारे में सोचविचार करें। "यदि आप अपने डेस्क पर खाना पसंद करते हैं और लगातार काम करते रहते हैं, तो ठीक है। लेकिन यदि आप ब्रेक का उपयोग पुनः चार्ज करने के लिए करते हैं, तो लंच एक ऐसा समय है जब मल्टीटास्किंग बहुत अच्छी हो सकती है: आप नेटवर्किंग कर सकते हैं, सामाजिकता बढ़ा सकते हैं, और अपनी कंपनी की संस्कृति का निर्माण कर सकते हैं--लेकिन यदि आप हर दिन वही लोगों के साथ लंच करने जा रहे हैं, तो नहीं," Whitehurst कहते हैं।
• हर दिन सही शुरुआत करें – सुबह सबसे पहले व्यायाम करें क्योंकि व्यायाम ऊर्जा देता है। अनुसंधान दिखाता है कि मध्यम एरोबिक व्यायाम आपके मनोदशा को 12 घंटे तक सुधार सकता है।

विशेषज्ञों की सलाह

Asana के विशेषज्ञों – एक प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण, ने उत्पादकता प्रबंधन के गुरुओं से उद्धृतियों की एक सूची तैयार की है जिसे व्यापार प्रबंधक, उत्पादक, प्रोजेक्ट प्रबंधक, और अन्य पेशेवर लागू कर सकते हैं।

केरी एन हॉफमैन, वरिष्ठ उत्पाद प्रबंधक, मार्केटिंग ऑपरेशन्स, Classpass में

"मेरी संख्या एक कार्य प्रबंधन टिप है कि हमेशा एक प्रोजेक्ट के बाद प्रतिबिंबित करें।फिर आप सब कुछ सीख सकते हैं और एक प्लेबुक बना सकते हैं ताकि आप अगली बार जब आपको एक समान परियोजना की योजना बनाने और प्रबंधित करने की आवश्यकता हो, तो आप तैयार हों।"

जोशुआ ज़ेर्केल, असाना में समुदाय के प्रमुख

"अपने कैलेंडर को टेट्रिस की तरह इस्तेमाल करें: अपनी टू-डू सूची से कोई गैर-आवश्यक और अनावश्यक चीज़ें हटाएं। क्या वहां ऐसी चीज़ें हैं जिन्हें आप बाद में फिर से देख सकते हैं या क्या वहां कुछ है जिसे पूरी तरह से हटाया जा सकता है? काम के लिए अपने कैलेंडर में कुछ "व्यस्त" समय ब्लॉक करने से डरने की जरूरत नहीं है।"

जेमी बर्गर, मर्सी फॉर एनिमल्स में अध्यक्ष के कार्यकारी सहायक

सब कुछ संगठनात्मक लक्ष्यों से जोड़ें। हमेशा पहला प्रश्न यह होना चाहिए, "क्या यह परियोजना हमें हमारे संगठनात्मक लक्ष्यों की ओर बढ़ने में मदद करेगी? क्या यह हमारे समय का सबसे अच्छा उपयोग है अभी?"

डाना बैरेट, असाना में उत्पाद विपणन के प्रमुख

"जब आपकी टीम एक लक्ष्य की ओर कठिनाई से काम कर रही होती है, तो उन्हें एक और स्थिति अपडेट बैठक से उलझने की आवश्यकता नहीं होती है। बेशक, कभी-कभी बैठकों की आवश्यकता होती है, लेकिन जहां संभव हो सके, मैं अपनी परियोजना के प्रगति टैब के माध्यम से अपडेट साझा करने की सिफारिश करता हूं। "

कोरी स्किनर, वॉक्स मीडिया में क्रिएटिव ऑपरेशन्स का वरिष्ठ निदेशक

"एक परियोजना को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए, आपको प्राथमिकता देने की आवश्यकता होती है। आपके पास कभी भी उत्पादन और संसाधनों की उम्मीद के अनुसार समय और संसाधन नहीं होंगे, इसलिए सब कुछ करने के लिए आपको उन मुद्दों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है जो सबसे अधिक प्रभाव डालेंगे।फिर सुनिश्चित करें कि वे प्राथमिकताएं स्टेकहोल्डर्स के लिए स्पष्ट हैं, ताकि आप अपेक्षाएं निर्धारित कर सकें और अपनी टीम के लिए ताकि वे सही काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें।"