الگوی برنامه پروژه (بخش 2)

مقدمه

هر مدیر پروژه ای نیاز به یک قالب جدول اکسل دارد که بتواند از آن برای مدیریت وظایف و نقاط عطف یک پروژه خاص استفاده کند. در این مقاله، ما قصد داریم ویژگی های قالب الگوی برنامه پروژه (بخش 2) خود را برجسته کنیم و نحوه کار کردن با تخته کانبان، ماتریس تریاژ، تجزیه و تحلیل ریسک، نمودار گانت و داشبورد را با شما به اشتراک بگذاریم تا بتوانید مدیریت پروژه خود را سیستماتیک کنید.

اگرچه این قالب می تواند برای برنامه های شرکتی، کسب و کار کوچک یا شخصی استفاده شود - ما قصد داریم از مثال فرضی "تعویض خانه" استفاده کنیم تا به شما مثال های ملموسی از چگونگی استفاده از این قالب بدهیم.

جذابیت تعویض خانه قابل انکار نیست. برنامه های تلویزیونی محبوب تصویری درخشان می کشند: خرید یک ملک ویران، به آن تغییرات شیک ببخشید و آن را با سود خوبی بفروشید. این ممکن است ساده به نظر برسد، اما پیچیدگی بیشتری دارد. یک تعویض موفق یک برنامه پروژه قوی و جزئی است؛ بدون آن، رویا به سرعت می تواند تبدیل به یک کابوس گران قیمت شود. برای جلوگیری از این اتفاق، بسیاری سعی در راه حل های مختلف می کنند: از یادداشت ها روی کاغذ تا برنامه های یادآوری بی انتها و نرم افزارهای مدیریت پروژه گران قیمت، جستجو برای ابزار سازماندهی کامل می تواند سردرگم کننده باشد. برای ساده سازی این موضوع، ما یک قالب جدول اکسل الگوی برنامه پروژه (بخش 2) ایجاد کرده ایم.

با استفاده از الگو، نحوه مدیریت پروژه ها و وظایف مختلف را برای تحلیل آنها در دیدگاه های مختلف، مانند نشان می دهیم:

در این مقاله، الگو برای سازماندهی یک پروژه تعویض خانه از ابتدا استفاده خواهد شد. ما با ایجاد پروژه و فهرست کردن وظایف شروع می کنیم تا بتوانیم اولویت ها، ریسک ها و نتایج را تحلیل کنیم. برای یادگیری نحوه استفاده از الگو و - کی می داند - نحوه سازماندهی یک پروژه تعویض خانه، ادامه مطلب را بخوانید.

راه اندازی پروژه

تصور کنید که تازه یک ملک ویران را خریداری کرده اید تا آن را به یک گوهر سودآور تبدیل کنید. برای شروع این سفر، به یک برنامه قوی نیاز دارید. اینجاست که برگه 'پروژه ها' به کار می آید.

با دادن یک نام واضح و مختصر به پروژه شروع کنید. برای مثال ما، بیایید آن را "احیای خیابان الم." بنامیم. 'تاریخ شروع' و 'تاریخ پایان' را تنظیم کنید و به طور مختصر اهداف و محدوده پروژه را توصیف کنید.این می تواند مانند "تجدید کامل یک خانه تاریخی برای فروش مجدد باشد." سپس یک بودجه تخمینی تعیین کنید تا مطمئن شوید در آن باقی می مانید.

زبانه 'زیرپروژه ها' همچنین امکان اختصاص دادن اعضای مختلف تیم به هر زیرپروژه و دسته بندی آنها بر اساس موقعیت را فراهم می کند. به این ترتیب، می توانید رهبر پروژه و مدیر را اضافه کنید تا بدانید کی مسئول تحویل و اجرا است. همچنین امکان اضافه کردن همکاران دیگر، مانند پیمانکاران، طراحان داخلی، تحلیلگران مالی و دیگران وجود دارد.

حالا که اطلاعات پروژه اصلی و ساختار تیم آماده است، می توانیم نقاط عطف را لیست کنیم. نقاط عطف رویدادهای حیاتی یا مراحلی در پروژه شما هستند که پیشرفت قابل توجهی را نشان می دهند و می توانند شامل چندین وظیفه باشند - که بعداً پوشش خواهیم داد. در این مثال، نقاط عطف می توانند اتاق هایی باشند که برای یک تعویض موفق خانه نیاز به بازسازی دارند - آشپزخانه، اتاق خواب، اتاق های نشیمن، حمام ها و هر چیزی که می توانید در یک خانه پیدا کنید. در نتیجه، ردیابی پیشرفت و آنچه که هنوز باید انجام شود، آسان تر است.

مدیریت وظایف

همانطور که خانه خیابان Elm ما ایستاده است، منتظر تبدیل شدن از یک خانه قدیمی به یک خانه جدید، زبانه 'وظایف' نقشه راه ما می شود. این هسته قالب است، جایی که تمام اطلاعات وارد می شود تا نمایش هایی از زبانه های دیگر ایجاد شود - از Kanban تا نمودارهای داشبورد.این برگه فقط در مورد این نیست که چه کاری باید انجام شود؛ بلکه در مورد این است که چقدر هزینه خواهد برد و چه چیزی باید برای یک پروژه موفق اولویت داشته باشد.

جزئیات وظیفه

تصور کنید که وارد خانه می شوید و اولین وظیفه را تصور می کنید. پروژه و Milestone مرتبط را در برگه 'وظایف' انتخاب کنید. یک Milestone ایجاد شده در برگه 'پروژه ها' برای پروژه Elm Street ما را انتخاب کنید، مانند 'آشپزخانه'. چنین دسته بندی هایی کمک می کند وظایف را به اقدامات دقیق تقسیم کند. این ممکن است از "نصب کابینت های جدید" و "تعویض نورهای قدیمی" تا "ارتقاء به یک سینک آشپزخانه مدرن." این وظایف دقیق اطمینان می دهد که هر گوشه ای از خانه مورد توجه قرار می گیرد.

سپس، وظیفه را با اختصاص یک عضو خاص تیم واگذار کنید. برای مثال، اگر Tim نجار مورد اعتماد شما است، کار نصب کابینت های جدید را به او بدهید. با مشخص کردن نقش ها، شما ارتباطات را ساده می کنید و از تداخل های احتمالی یا سهل انگاری جلوگیری می کنید. پس از اختصاص دادن، شما می توانید هزینه تخمینی ($) را تعیین کنید. هر میخ، تخته، و کاشی قیمتی دارد. تخمین هزینه برای هر وظیفه اطمینان می دهد که بازسازی Elm Street سودآور باقی می ماند و منابع را به طور غیرمنتظره نمی ریزد.

پیشرفت وظایف

حالا که وظایف در حال انجام هستند، شما می توانید مرحله وظیفه را تعریف کنید. دانستن اینکه کابینت های جدید 'در حال پیشرفت' هستند یا تعویض سینک 'در حال آمدن' است، بینش های زمان واقعی را در تبدیل شدن فراهم می کند.در همین حال، فیلد اولویت به شما کمک می کند تا مشخص کنید کدام وظایف نیاز به توجه فوری دارند یا بازده سرمایه احتمالی را تعیین کنید. برای مثال، تعویض چراغ های قدیمی ممکن است ارزش خانه را به طور قابل توجهی افزایش دهد، که این یک وظیفه با اولویت بالا است. در مقابل، ارتقاء های زیبایی شناسی، با اینکه مهم هستند، می توانند منتظر بمانند.

علاوه بر این، قالب اجازه می دهد پیشرفت هر وظیفه را پیگیری کنید. درصد فیلد 'پیشرفت' یک نمای کلی از اینکه چقدر نزدیک (یا دور) از تحقق بخشیدن به تصور خود برای هر بخش هستید، ارائه می دهد. همانطور که وظایف پیشرفت می کنند، درصد تکمیل را به روز کنید و قالب به صورت بصری پیشرفت را با یک نوار پیشرفت نشان می دهد، تا زمانی که وظیفه به 100٪ تکمیل برسد. برای بررسی ها، تاریخ پیگیری می تواند تنظیم شود تا به عنوان یادآور عمل کند و مطمئن شود که وظایف فعال باقی می مانند. حالا، برای مشاهده پیشرفت وظیفه در یک چیدمان بیشتر بصری، ما برگه 'Kanban board' را داریم.

Kanban board

همانطور که پروژه Elm Street شما در حال پیشرفت است، برگه "Kanban" به عنوان یک داستان نویسی بصری عمل می کند و هر مرحله از تحول خانه را ثبت می کند. بر اساس 'مرحله' تعریف شده در برگه 'وظایف'، این نمای Kanban یک داستان نویسی پویا از وظایف را ارائه می دهد، آنها را به مراحل مختلف تقسیم می کند تا ردیابی آنچه بعدی در سفر بازسازی است را تسهیل کند.

هر کارت در نمای کانبان اطلاعات مربوط به وظیفه را نشان می دهد، مانند نام وظیفه، عضو تیم مورد نظر، بازه زمانی از تاریخ شروع تا پایان، هزینه برآورد شده، اولویت، پیشرفت و تاریخ پیگیری تنظیم شده. این دسترسی فوری به جزئیات وظیفه اطمینان می دهد که با نگاهی، شما با بینش های لازم مجهز هستید.

این نما همچنین فیلترهایی را دارد که به شما اجازه می دهد وظایف نمایش داده شده را بر اساس تاریخ، نام پروژه، نقطه عطف، عضو تیم و اولویت مشخص کنید. علاوه بر این، فرمت های تاریخ و ارز نمایش داده شده در سراسر صفحه قابل سفارشی سازی هستند.

جدول زمانی وظایف

بازگشت به زبانه 'وظایف'، ما اکنون می توانیم اطلاعات مربوط به جدول زمانی وظیفه را در بخش 'جزئیات دوره' وارد کنیم. جداول زمانی بیشتر از نشانگرهای زمانی ساده ارائه می دهند؛ آنها روایت پیشرفت را فراهم می کنند. با 'تاریخ شروع' شروع کنید. این فیلد روزی را نشان می دهد که شما یک وظیفه را آغاز می کنید. سپس 'تاریخ سررسید' - مهلت برای جلوگیری از تاخیر. 'تاریخ تکمیل' وارد بازی می شود هنگامی که وظیفه انجام شده است. تمام این تاریخ ها به ابزارهای تصویری - مانند کانبان - و به خصوص نمودار گانت تغذیه می کنند.

نمودار گانت

نمودار گانت یک نمای زمانی را برای ردیابی مدت زمان وظیفه، تداخل ها و تکمیل ارائه می دهد. با هم، این تاریخ ها زبانه 'وظایف' را به یک ابزار پویا تبدیل می کنند که اجرای پروژه را به موقع و موفقیت آمیز تضمین می کند.

این برگه نمای کلی از نقاط مهم در یک پروژه را به همراه جزئیات هر کار ارائه می دهد. شما می توانید از فیلترها برای ردیابی کارها و نقاط عطف بر اساس تاریخ های خاص، پروژه ها، نقاط عطف یا حتی اعضای تیم استفاده کنید - مشابه برگه Kanban Board.

تریاژ کارها

حالا، همه کارها وزن یا اهمیت یکسانی ندارند. برخی نیاز به توجه فوری دارند، در حالی که برخی دیگر می توانند منتظر بمانند. در اینجا، فیلدهای 'تریاژ' در برگه 'کارها' ضروری می شوند.

فیلد 'فوریت' مربوط به ماهیت فوری یک کار است. کارهای اساسی در زیرزمین نیاز به اقدام فوری دارند، زیرا این کارها بر ساختار کلی خانه تأثیر می گذارند. امکان دسته بندی کارها بر اساس 'فوری' و 'غیرفوری' وجود دارد.

همچنین، فیلد 'اهمیت' برای دسته بندی کارها بر اساس 'غیرمهم' یا 'مهم' استفاده می شود. فوریت را با اهمیت اشتباه نگیرید. برخی کارها شاید فوری نباشند اما برای موفقیت کلی و سودآوری پروژه Elm Street بسیار حیاتی هستند. به عنوان مثال، انتخاب پایان درست برای کف های چوبی سخت ممکن است زمان حساس نباشد. با این حال، این در افزایش جذابیت خانه و ارزش بازار آن مهم است.

سپس، فیلد 'تأثیر' وجود دارد که می تواند 'کم' یا 'زیاد' باشد. شناخت چنین کارهایی کمک می کند تا پیامدهای گسترده تر آنها را در یک اثر دومینو پیش بینی کنیم.

در نهایت، فیلد 'تلاش' است که، مانند فیلد 'تأثیر'، به عنوان 'کم' یا 'زیاد' دسته بندی می شود.این دسته بندی می تواند به زمانی که یک وظیفه ممکن است مصرف کند یا منابع لازم برای انجام وظیفه مرتبط باشد.

این زمینه ها اطمینان می دهند که منابع به طور کارآمد تخصیص داده شده اند تا حداکثر استفاده از زمان و سرمایه گذاری را تضمین کنند. در نتیجه، آنها مستقیماً به نمای ساخته شده در برگه 'Triage' مرتبط هستند.

ماتریس Triage

برگه 'Triage' وظایف را در ماتریس Eisenhower نشان می دهد و یک نمای سفارشی که 'Impact' را با 'Effort' متقاطع می کند. ماتریس Eisenhower وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت برای ردیابی اولویت ها دسته بندی می کند.

در عین حال، ماتریس Impact در مقابل Effort در تخصیص استراتژیک منابع با برجسته کردن وظایفی که بالا در تاثیر، اما پایین در تلاش هستند، و برعکس، کمک می کند. این همچنین به بهینه سازی وظایف و نتایج پروژه کمک می کند.

وظایف بر اساس داده هایی که از برگه 'Tasks' و فیلترهای اعمال شده، ماتریس ها را به طور خودکار پر می کنند. فیلترهایی مانند تاریخ، پروژه، مرحله مهم، و اعضای تیم به افزایش دقت وظایف نمایش داده شده کمک می کنند. به طور پیش فرض، هر ماتریس تا 10 وظیفه مختلف را جای می دهد. در صورتی که نیاز به فضای بیشتری برای اضافه کردن وظایف دیگر دارید:

1. سربرگ های ردیفی را انتخاب کنید که می خواهید در ماتریس فضا اضافه کنید؛
2. روی سربرگ ردیف برجسته کلیک راست کنید؛
3. 'Insert' را از منوی کشویی انتخاب کنید.

این مراحل را به هر اندازه که نیاز دارید تکرار کنید تا فضای مورد نظر خود را در تریاژ ایجاد کنید.

تحلیل خطر وظایف

تریاژ می تواند زمانی که به موضوع سازماندهی اولویت ها و تخصیص منابع می رسد، بسیار کمک کند. با این حال، حتی برنامه های بسیار خوب نیز از چالش ها مصون نیستند. در اینجا است که تحلیل خطر وارد می شود. این الگو به دسته بندی احتمال و شدت یک وظیفه یا تصمیم برای ارزیابی و مدیریت خطرات کمک می کند.

الگو به دسته بندی خطر یک وظیفه یا تصمیم کمک می کند. فیلد 'احتمال' می تواند با 'غیرمحتمل'، 'ممکن' و 'احتمالی' دسته بندی شود، در حالی که فیلد 'شدت' مقادیری مانند 'قابل قبول'، 'قابل تحمل'، 'ناخواسته' و 'غیر قابل تحمل' را در بر می گیرد.

ترکیب هر دو فیلد منجر به فیلد کلیدی ارزیابی خطر می شود. این معیار به طور جامع خطر بالقوه مرتبط با هر وظیفه یا تصمیم را ارزیابی می کند. این در برگه 'Fields' قابل سفارشی سازی است. در بخش 'تحلیل خطر پروژه'، شما می توانید کلید ارزیابی (یعنی 'کم'، 'متوسط'، 'زیاد' یا 'شدید') را بر اساس ترکیب های مختلف احتمال و شدت انتخاب کنید. به عنوان مثال، یک وظیفه یا تصمیم که به عنوان احتمالی و غیر قابل تحمل شناخته شده است، ممکن است به عنوان یک خطر 'شدید' مشخص شود. در عین حال، یکی که غیرمحتمل و قابل قبول است، ممکن است به عنوان یک خطر 'کم' برچسب زده شود. بازگشت به الگو، کلید ارزیابی خطر بر اساس مقادیر 'احتمال' و 'شدت' تعریف شده به طور خودکار اختصاص داده می شود.این فیلدها به یک نمای ماتریسی در 'زبانه تجزیه و تحلیل خطر' تبدیل خواهند شد.

ماتریس تجزیه و تحلیل خطر

زبانه 'تجزیه و تحلیل خطر' درکی بیشتر و دقیق تر از خطرات شناسایی شده در طول برنامه ریزی پروژه را ارائه می دهد. در اینجا، یک نمای ماتریسی که مقادیر خطر را از فیلدهای 'احتمال' و 'شدت' متقاطع می کند، با کلید ارزیابی خطر تعریف شده در زبانه 'فیلدها' رنگ کد شده است. وظایف به طور خودکار فهرست شده اند و هر نقطه تقاطع یک پروفایل خطر خاص را ارائه می دهد که می تواند بر اساس شدت و احتمال تعیین شده در زبانه 'وظایف' تعریف شود.

این روش به شما امکان می دهد تا یک ابزار ارزیابی خطر پویا ایجاد کنید که با پروژه تکامل می یابد. همچنین همراه با همان فیلترهایی است که از زبانه های قبلی وجود دارد تا تجزیه و تحلیل شما را خاص تر کند. خطرات را بر اساس تاریخ، پروژه، مرحله مهم، و عضو تیم جستجو کنید تا به سوی اتمام موفقیت آمیز برنامه ریزی کنید.

ما تمام بخش های زبانه 'وظایف' را مرور کردیم و نشان دادیم چگونه آنها می توانند نمای های مختلف در سراسر الگو را تحت تاثیر قرار دهند. اما ما هنوز دو مورد را باید بررسی کنیم: ماتریس RACI و داشبورد.

ماتریس RACI

در پروژه هایی مانند بازسازی خیابان Elm، وضوح نقش ها و مسئولیت ها ضروری است. موقعیت های ناهماهنگ می تواند منجر به آشوب شود، در حالی که تعیین مشخص نقش ها اجرای هماهنگ را تضمین می کند. این سناریو دقیقا جایی است که ماتریس RACI وارد می شود.

RACI مخفف کلمات مسئول، مسئولیت، مشاوره، و اطلاع رسانی است. این مفهوم نشان می دهد که چه کسی وظیفه اجرای یک کار را دارد، چه کسی صاحب آن است، که برای تصمیم گیری باید با چه کسی مشورت کرد، و چه کسی باید به روز و اطلاع رسانی شود. برای استفاده از این برگه، پروژه ای مانند 'بازسازی خیابان الم' را انتخاب کنید. پس از انتخاب، فازهای مرتبط با این پروژه به صورت خودکار در ماتریس جمع آوری می شوند، که مرحله ای برای تعیین وظایف بیشتر فراهم می کند.

منوهای کشویی برای انتخاب اعضای تیمی که می خواهید پیگیری کنید استفاده می شوند. از آنجا که پروژه انتخاب شده است، منوی کشویی فقط اعضای تیم مرتبط با 'بازسازی خیابان الم' را نمایش می دهد، همانطور که در برگه 'پروژه ها' تعریف شده است. از اینجا، وظایفی را که قصد مدیریت آنها را دارید انتخاب کنید و برای هر وظیفه انتخاب شده، نقش ها را بین اعضای تیم توزیع کنید. این توزیع مشخص می کند که چه کسی برای چه چیزی مسئول است، و یک نقشه راه برای مشارکت هر عضو در طول پروژه ایجاد می کند.

با استفاده از برگه RACI، شفافیت را ایجاد می کنید و اطمینان حاصل می کنید که هر شرکت کننده، از ذینفعان تا اجراکنندگان، نقش خاص خود را در محدوده پروژه متوجه می شوند.

داشبورد پروژه

بررسی کلی از تمام بخش ها ضروری است هنگامی که پروژه در حال اجرا است یا حتی وقتی که پایان یافته است. و برای این کار، قالب یک داشبورد دارد.برگه "Dashboard" به عنوان پنجره‌ای پانورامایی به پروژه عمل می‌کند، داده‌ها را از تمام برگه‌های قبلی جمع‌آوری می‌کند تا تصویری جامع ارائه دهد.

فیلترها نیز برای تحلیل دقیق‌تر در صورت نیاز موجود هستند. شما می‌توانید بر اساس پروژه، نقاط عطف و اعضای تیم فیلتر کنید. این فیلترها بر تمام بخش‌های زیر آن تأثیر می‌گذارد. در بخش مرور پروژه، تجمعی از جزئیات اصلی پروژه می‌توان یافت، مانند اینکه چه کسی رهبری را بر عهده دارد، تحلیل مقایسه‌ای از نقاط عطف تعیین شده در مقابل آنهایی که به دست آمده‌اند، و مدت زمان متوسط وظایف. شما نه تنها در مورد پیشرفت پروژه اطلاع دارید، بلکه بینش‌هایی در مورد ریتم و مناطق بالقوه تسریع نیز خواهید داشت.

بخش تحلیل پروژه وظایف نزدیک را که برای هفته آینده تعیین شده‌اند، برجسته می‌کند. ارائه تفکیک جامع وظایف بر اساس مرحله و اعضای تیم اختصاص یافته اطمینان می‌دهد که هیچ وظیفه‌ای از بین نمی‌رود و منابع به طور موثری تخصیص یافته‌اند.

سپس، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی در مقدمه تحلیل مالی قرار می‌گیرد. هزینه‌ها را بر اساس نقاط عطف، سهم اعضای تیم و وظایف خاص تفکیک می‌کند. چنین دیدگاه ساختارمندی کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه در حدود بودجه باقی می‌ماند و اگر نمی‌ماند، نقاطی که بیش از حد هزینه می‌شود را مشخص می‌کند.در نهایت، تحلیل خطر یک بینش پیش بینی کننده ارائه می دهد، وظایف را بر اساس احتمال بروز مشکلات احتمالی و شدت آنها طبقه بندی می کند.

نتیجه گیری

مدیریت یک پروژه پیچیده مانند بازسازی خیابان الم فقط فراتر از نقاط عطف اصلی است؛ این در مورد اطمینان از هماهنگی هر جزئیات پیچیده برای اجرای بی درز است. قالب الگوی برنامه پروژه (بخش 2) یک رویکرد ساختارمند برای مدیریت همه چیز، از تخصیص وظایف و اولویت بندی، تا ارزیابی خطرات ارائه می دهد. این قالب می تواند در اکسل و گوگل شیت برای دیدگاهی روشن تر در پروژه های بعدی شما دانلود شود.