تخته کانبان

خلاصه

"Kanban" چیست؟ کانبان یک چارچوب مدیریت پروژه است که از نمایشگر کارت برای سبک کارت‌ها روی تخته استفاده می‌کند تا اعضای تیم به راحتی بتوانند مراحل کاری هر وظیفه یا پروژه را ببینند. سیستم کانبان، که در تویوتا اختراع شد، باعث تبدیل این شرکت سازنده خودرو از فروش کمتر از سه صد خودرو در سال به یکی از بزرگترین سازندگان خودرو در جهان شد و در سال 2021 صدها میلیارد درآمد کسب کرد. در زیر، ما کانبان و منشأ آن را توضیح می‌دهیم، چگونگی کار کردن "تخته کانبان" و چگونگی دانلود و سفارشی کردن قالب جدول تخته کانبان که ما ایجاد کرده‌ایم را توضیح می‌دهیم.

توضیح کانبان

سیستم کانبان توسط مهندس صنایع تاییچی اوهنو در تویوتا در دهه 1950 توسعه یافت. کلمه کانبان از دو کلمه چینی است، "Kan" 看 که به معنی نشان است، و "Ban" 板، که به معنی تخته است، یعنی "تابلوی نشانه." این اصطلاح در ژاپن در حدود سال 1600 زمانی که اقتصاد رونق گرفت و شهرهای ژاپن با کسب و کارهای رقابتی سرشار شد، محبوب شد. این سنت تا تابلوهای نئون، LED و 3D که امروزه شهرهای ژاپن را پر کرده است، ادامه یافته است. بهترین این تابلوها ارزش اصلی خود را به صورت تمام و کمال واضح و مختصر ارائه می‌دهند.

سیستم کانبان اوهنو با استفاده از کارت‌های علامت‌گذاری بر روی یک تابلو بصری نشان می‌دهد که وظیفه در چه مرحله‌ای است و برای تماشاگران اعمال بعدی را در یک جریان کاری مشخص می‌کند. به عبارت خود اوهنو، این سیستم طراحی شده بود، "برای تولید فقط آنچه لازم است، زمانی که لازم است و به مقداری که لازم است." اوهنو این سیستم را به درخواست مدیرعامل تویوتا، کییچیرو تویودا، اختراع کرد که می‌خواست تویوتا در مدت کمتر از سه سال با بهره‌وری شرکت‌های خودروی آمریکایی رقابت کند. با این حال، شرکت در وضعیت بسیار بدی بود که حتی نمی‌توانست کارمند جدید استخدام کند. آن‌ها تجهیزاتی که آمریکایی‌ها داشتند را نداشتند و نمی‌توانستند افراد جدیدی را استخدام کنند، بنابراین مجبور شدند یک سیستم داخلی برای افزایش بهره‌وری خود توسعه دهند.

تاییچی اوهنو راه خود را تا مدیر کارگاه ماشین‌ها پیمود و در نهایت مدیر شد. در این مدت، او هفت حوزه کلیدی از ضایعات را شناسایی کرد که به کاهش عملکرد شرکت کمک می‌کرد. به خصوص، آن‌ها با مشکلاتی مانند تولید بیش از حد و انباشت مواد خام روبرو بودند، که هنگام تغییر تقاضای مصرف‌کننده ضایعات ایجاد می‌کرد. بنابراین اوهنو نیاز داشت به یک سیستمی برای اعلام زمانی که محصول جدید مورد نیاز است، که بتواند درست در زمان مناسب با خط تولید و تامین‌کننده مواد خام به اشتراک گذاشته شود...

چگونه تخته های کانبان کار می کنند

این روزها، سیستم کانبان با کارت های یادداشت فیزیکی اجرا نمی شود.کانبان در نهایت توسط صنعت نرم افزار پذیرفته شد و اغلب با روش مدیریت پروژه Lean یا Agile استفاده می شود. Agile یک سبک مدیریت پروژه تکراری است، که در آن مدیر یک پروژه بزرگ را به پروژه های کوچکتری تقسیم می کند که به صورت جداگانه برنامه ریزی، طراحی، ساخته و تست می شوند تا سریعتر ارسال شوند. چون Agile یک فلسفه مدیریت پروژه است، و Kanban یک ابزار مدیریت پروژه است، دو می توانند همزمان استفاده شوند و حتی با روش Scrum ترکیب شوند تا در یک دوره کوتاه که به آن sprint می گویند، روی یک گروه از وظایف کار کنند. (منبع)

کانبان های دیجیتال امروزه شامل ستون های رنگی می شوند، که هر کدام یک مرحله کاری جداگانه را نشان می دهند، و کارت ها، که وظایف یا پروژه های فردی برای انجام دادن را نشان می دهند. کانبان ها معمولاً با چیزی که به آن محدودیت های "WIP" معروف است، می آیند، که برای محدودیت های "کار در حال انجام" ایستاده است. این محدودیت ها تعداد وظایف در یک ستون/مرحله خاص را محدود می کنند، بنابراین هیچ مرحله ای به عقب نمی افتد و مانعی برای پیشرفت نمی شود. Swimlanes می تواند برای جداسازی وظایف در تیم ها، فعالیت ها، یا انواع خدمات استفاده شود. (منبع)

کانبان های دیجیتال مانند Trello از Atlassian از سیستم کانبان استفاده می کنند و عملکرد اضافی را برای سازماندهی اطلاعات در مورد هر وظیفه و محصول ارائه می دهند.به این ترتیب، تخته های کانبان می توانند برای مدیریت کارهای شخصی، ساخت تقویم سردبیری یا مدیریت یک لوله فروش استفاده شوند. آنها می توانند در مدیریت نقشه راه توسعه محصول یا پیگیری یک قیف استخدام کمک کنند. اما بیشتر سازمان ها و مدیران محصول نیازی به نرم افزار پیشرفته برای ایجاد تخته کانبان خود ندارند. همانطور که تویوتا نشان داد، تنها چیزی که شما نیاز دارید، تصویر واضحی از جریان کار خود و روشی برای تجسم پروژه خود است که در هر مرحله از آن انتقال می یابد.

صفحه اصلی کانبان

وظایف را بصری مدیریت کنید

اول، تمام وظایف یک پروژه فعلی را در لیست وظایف وارد کنید. به هر وظیفه مرحله خود، اولویت، مالک مسئول و تاریخ شروع و سررسید را اختصاص دهید. سپس، با نوارهای پیشرفت، کار در حال انجام را ردیابی کنید، چند ساعت طول کشید تا کامل شود و پس از اتمام، تاریخ نهایی پایان آن. برای ویرایش این کرکره ها، می توانید از زبانه فیلدها استفاده کنید، برای افزودن اعضای جدید تیم مسئول، مراحل و سطوح اولویت. همچنین می توانید محدودیت کار در حال انجام خود را تنظیم کنید، که بخش حیاتی از کانبان است.

در کانبان، هر وظیفه با توجه به سطح اولویت خود رنگ بندی می شود، بسته به اینکه در چه مرحله ای است. اگر یک مرحله خاص به حد WIP خود رسیده باشد، ستون مرحله خاکستری خواهد شد. از این استفاده می شود تا هیچ بخشی از جریان کار فراگیر نشود.

وظایف خود را در تقویم مشاهده کنید

اگر ترجیح می دهید وظایف خود را بر اساس تاریخ سررسید آینده مرتب کنید، یک نمایش تقویمی وظایف را بر اساس اولین تاریخ سررسید در لیست شما مرتب می کند، بنابراین شما می توانید یک نمای کامل تقویم 12 ماهه از تمام وظایف آینده خود را ببینید.

وظایف خود را با یک داشبورد مشاهده کنید

و داشبورد مجموع تعداد وظایفی را که انجام شده اند در مقابل آنهایی که باید تمام شوند را پیگیری می کند، همچنین تعداد وظایفی که به هر فرد و در هر مرحله اختصاص داده شده است. و این همه چیزی است که باید در مورد Kanban بدانید. فراموش نکنید، شما می توانید این تخته کانبان جدول را برای نیازهای مدیریت پروژه خود دانلود و سفارشی کنید تا زمان و ساعتهای کاری را صرفه جویی کنید.

و اگر می خواهید ابزارهای بیشتری از جدول برای کمک به شما در دستیابی به اهداف مهمتر خود داشته باشید، نگاهی به قالب جدول لیست کارهای قابل انجام ما بیندازید و همچنین قالب ارائه Task Tracker ما را برای نمایشگرهای جایگزین ردیاب وظیفه و ابزارهای مدیریت پروژه برای انجام کار شما در موقع، هر بار بررسی کنید.