Совещание и Повестка дня (Часть 4)

Синопсис

Чувствуете ли вы недостаток контроля над тем, сколько времени вы проводите на собраниях? Избегайте затянутых собраний с помощью лучших инструментов для подготовки, проведения и последующего анализа следующего собрания вашей команды. Скачайте нашу последнюю коллекцию шаблонов Совещание и Повестка дня (Часть 4) для синхронизации членов вашей команды и повышения общей эффективности работы.

Шаблон включает такие инструменты, как операционный каденс, контрольные списки собраний, протоколы сессий, отзывы о собраниях, панели управления собраниями, обзоры заинтересованных сторон, расписание презентаций, листы для коллективного мозгового штурма, инструкции по последующему анализу собраний и разбивка критериев собраний. Кроме того, посмотрите полное видео с объяснениями, чтобы узнать, сколько времени мы провели на собраниях в 2021 году, и разбивку Microsoft' по идеальной продолжительности собрания.

download

Download 10 out of 32 slides

Microsoft PowerPoint Apple Keynote Google Slides

Enter your email business to download and customize this presentation for free

Download

OR

OR

file_save

Download full presentation

Совещание и Повестка дня (Часть 4)

+39 more templates per quarter

$117

Quarterly

Subscribe

Основные моменты инструмента Основные моменты инструмента

Операционный каденс

Каденс собраний - это темп, количество и скорость собраний в вашей организации. Этот слайд операционного каденса предоставляет общее представление о каденсе собраний вашей команды. Он описывает собрания на целый год взглядом, с цветными точками для определения, будет ли собрание индивидуальным, обзором целей, оценкой производительности или карьерной беседой. Наиболее полезно для менеджеров, эту визуализацию можно использовать для планирования обзоров и отслеживания собраний с отдельными членами команды на регулярной основе.

Например, руководители могут отслеживать квартальные обзоры, планировать оценку производительности каждые шесть месяцев или даже заранее планировать разговоры о повышении зарплаты, продвижении по службе или изменении должности. Эти встречи могут быть индивидуальными между менеджерами и сотрудниками или встречами с пропуском уровня, когда сотрудник встречается с директором или исполнительным директором, стоящим выше его непосредственного руководителя. (Слайд 27)

Чек-лист для встречи

Инструмент в виде чек-листа для встречи полезен как для тех, кто организует встречи, так и для участников, которые хотят подготовиться к встрече заранее. Эта визуализация чек-листа охватывает то, что руководителям нужно подготовить заранее для встречи, планировать во время встречи и следить за этим после встречи, чтобы каждая встреча была продуктивной и короткой.

Если вы руководитель встречи, вы можете использовать этот список для самоконтроля своего плана во время проведения встречи. Вы также можете поделиться им с другими членами команды, чтобы установить ожидания относительно того, что будет включено в встречу. Этот чек-лист можно настроить и отредактировать для любых задач, которые для вас наиболее важно выполнить. (Слайд 3)

Протокол сессии

Проводя свои встречи, полезно делать заметки и подробно описывать, что будет обсуждаться на каждой встрече, с помощью протокола сессии.Этот слайд с протоколом сессии разбивает повестку дня на разные временные сегменты, объединенные различными целями сессии. Протокол сессии может быть использован для установки целей для собрания и записи решений для последующих действий.

Система цветных флажков позволяет руководителям указывать, будет ли определенная сессия только удаленной, удаленной и офлайн, или полностью офлайн. Это полезно для планов собраний после пандемии, поскольку структуры рабочих мест изменились, и многие собрания сегодня проводятся виртуально. (Слайд 12)

Обратная связь о собрании

После завершения собрания важно отслеживать все принятые решения, чтобы убедиться, что выводы собрания приводят к действиям. Если вы планируете вернуться к теме на другой сессии, или планируете провести семинар, обучающую программу или даже конвенцию, вы захотите опросить участников и собрать их мнения с помощью формы обратной связи. Организаторы собрания отвечают за составление вопросов, в то время как участники заполняют форму и перемещают галочки, чтобы оценить каждый вопрос от плохого до отличного. (Слайд 21)

Панель управления собраниями

Наконец, панель управления собраниями может помочь руководителям отслеживать все свои предстоящие собрания на недельном, ежедневном и месячном просмотре одновременно. Эта визуализация предоставляет календарь, чтобы подробно показать, где вы находитесь в году.Обзор в верхней части показывает, сколько собраний запланировано, перенесено или отменено. В разделе "сегодня" вы можете отслеживать предстоящие собрания, время каждого из них и участников. В нижнем левом углу есть раздел для напоминаний, где можно делать заметки. (Слайд 30)

Кейс-стади: Microsoft

Эти инструменты помогают вам лучше подготовиться к собранию, чтобы провести в нем меньше времени. Это важно, поскольку Microsoft обнаружила, что среднее количество собраний увеличилось в 2021 году. В опросе 30 000 работников Microsoft обнаружила, что время, проведенное в Microsoft Teams, увеличилось в 2,5 раза по всему миру, а средняя продолжительность собрания теперь на 10 минут дольше, с 45% большим количеством чатов в неделю и 42% больше чатов в час. Это дополнительное время привело к чувству "переработки" и выгоранию. Microsoft также обнаружила, что усталость наступает после 30-40 минут концентрации. Вот почему компания рекомендует ограничивать продолжительность собраний 25 минутами или максимум 50 минутами с 5-минутным перерывом посередине, чтобы дать мозгу время на отдых.

Заключение

Если 25 минут кажутся вам слишком короткими, вам нужна лучшая подготовка. Скачайте эту Совещание и Повестка дня (Часть 4) коллекцию для получения дополнительных слайдов с обзорами заинтересованных сторон, расписаниями докладчиков, листами для мозгового штурма команды, инструкциями по последующим собраниям и разбивкой критериев собраний, чтобы сэкономить время и часы работы.Кроме того, вы можете скачать наши ранее созданные рамки Совещание и повестка дня (Часть 2) и Собрания и повестки дня (Часть 3) для большего количества слайдов.