Riunione & Agenda (Parte 4)

Sinossi

Ti senti privo di controllo su quanto tempo trascorri nelle riunioni? Evita riunioni prolungate con strumenti migliori per prepararti, guidare e fare il follow-up dopo la prossima riunione del tuo team. Scarica la nostra ultima collezione di modelli Riunione & Agenda (Parte 4) per sincronizzare i membri del tuo team e aumentare l'efficienza complessiva del lavoro.

Il modello include strumenti come cadenza operativa, checklist per le riunioni, verbali delle sessioni, feedback sulle riunioni, cruscotti delle riunioni, panoramica degli stakeholder, programma del presentatore, fogli per il brainstorming di squadra, istruzioni per il follow-up delle riunioni e suddivisione dei criteri delle riunioni. Inoltre, guarda il video esplicativo completo per scoprire quanto tempo abbiamo trascorso nelle riunioni nel 2021 e la suddivisione di Microsoft sulla durata ideale delle riunioni.

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Riunione & Agenda (Parte 4)

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Cadenza operativa

La cadenza delle riunioni è il ritmo, il numero e la frequenza delle riunioni all'interno della tua organizzazione. Questa diapositiva sulla cadenza operativa fornisce un riassunto ad alto livello della cadenza delle riunioni del tuo team. Delinea un intero anno di riunioni in un colpo d'occhio, con punti colorati per determinare se la riunione sarà un incontro individuale, una revisione degli obiettivi, una valutazione delle prestazioni o una conversazione sulla carriera. Molto utile per i manager, questa visualizzazione può essere utilizzata per programmare revisioni e monitorare le riunioni con singoli membri del team su base costante.

Ad esempio, i dirigenti possono monitorare le revisioni trimestrali, pianificare le valutazioni delle prestazioni ogni sei mesi o persino programmare in anticipo aumenti di stipendio, promozioni o conversazioni sul cambio di ruolo. Queste riunioni possono essere incontri individuali tra manager e collaboratori o riunioni di livello superiore in cui un collaboratore incontra un direttore o un esecutivo al di sopra del proprio manager immediato. (Diapositiva 27)

Checklist per la riunione

Uno strumento di checklist per le riunioni è utile sia per coloro che organizzano le riunioni che per i partecipanti che desiderano prepararsi per una riunione in anticipo. Questa visualizzazione della checklist copre ciò che i dirigenti devono preparare prima di una riunione, da pianificare durante la riunione e da seguire dopo una riunione in modo che ogni riunione sia produttiva e breve.

Se sei il responsabile della riunione, puoi utilizzare questo elenco per tenerti responsabile del tuo piano mentre la riunione è in corso. Puoi anche condividerlo con altri membri del team per stabilire le aspettative su ciò che la riunione includerà. Questa checklist è personalizzabile per essere modificata per qualsiasi compito sia più importante per te da completare. (Diapositiva 3)

Verbale della sessione

Mentre conduci le tue riunioni, è utile prendere appunti e dettagliare ciò che ogni riunione coprirà con il verbale della sessione.Questa diapositiva dei verbali della sessione suddivide un ordine del giorno in diversi segmenti temporali che sono uniti da vari obiettivi di sessione. I verbali della sessione possono essere utilizzati per stabilire gli obiettivi di una riunione e registrare le decisioni per le azioni di follow-up.

Un sistema di bandiere codificate per colore consente agli esecutivi di indicare se una particolare sessione sarà solo remota, remota e offline, o completamente offline. Questo è utile per i piani di riunione post-pandemici poiché le strutture del luogo di lavoro sono cambiate e molte riunioni oggi sono virtuali. (Diapositiva 12)

Feedback sulla riunione

Dopo aver concluso una riunione, è fondamentale fare un follow-up su qualsiasi decisione presa per garantire che le conclusioni della riunione portino all'azione. Se prevedi di riprendere l'argomento per un'altra sessione, o di organizzare un workshop, un programma di formazione, o addirittura una convenzione, vorrai sondare i tuoi partecipanti e raccogliere i loro pensieri con un modulo di feedback. Gli organizzatori della riunione sono responsabili di compilare le domande, mentre i partecipanti compilano il modulo e spostano i segni di spunta per valutare ogni domanda da scarso a ottimo. (Diapositiva 21)

Cruscotto della riunione

Infine, un cruscotto della riunione può aiutare gli esecutivi a tenere traccia di tutte le loro prossime riunioni con una visione settimanale, giornaliera e mensile tutto in una volta. Questa visualizzazione fornisce un calendario per dettagliare dove ti trovi nell'anno.Una panoramica in alto mostra quanti incontri sono programmati, riprogrammati o annullati a colpo d'occhio. Nella sezione di oggi, puoi monitorare quali incontri hai in programma, gli orari per ciascuno e i membri che partecipano. E una sezione di promemoria in basso a sinistra può essere utilizzata per prendere appunti. (Diapositiva 30)

Caso di studio: Microsoft

Questi strumenti ti aiutano a prepararti meglio prima di un incontro per trascorrere meno tempo in esso. Questo è importante, poiché Microsoft ha scoperto che il numero medio di incontri è aumentato nel 2021. In un sondaggio su 30.000 lavoratori, Microsoft ha scoperto che il tempo trascorso in Microsoft Teams è aumentato di 2,5 volte in tutto il mondo, e l'incontro medio è ora più lungo di 10 minuti, con il 45% di chat in più a settimana e il 42% di chat in più all'ora. Questo tempo extra ha portato a sentimenti di "sovraccarico di lavoro" e burnout. Microsoft ha anche scoperto che la fatica si insinua dopo 30-40 minuti di concentrazione. Ecco perché l'azienda raccomanda di limitare gli incontri a 25 minuti o al massimo 50 minuti con una pausa di 5 minuti a metà per dare al cervello il tempo di ricaricarsi.

Conclusione

Se 25 minuti ti sembrano troppo pochi, hai bisogno di una preparazione migliore. Scarica questa Riunione & Agenda (Parte 4) collezione per altre diapositive su panoramica degli stakeholder, programmi dei presentatori, fogli di brainstorming di squadra, istruzioni di follow-up degli incontri e suddivisioni dei criteri degli incontri per risparmiare tempo e ore di lavoro.Inoltre, è possibile scaricare i nostri precedenti framework Riunione & Agenda (Parte 2) e Riunioni & Agende (Parte 3) per ulteriori diapositive.