Шаблон Табеля Учета Рабочего Времени

Синопсис

Вы когда-нибудь сталкивались с трудностями в отслеживании рабочих часов вашей команды и расчете затрат? Мы создали Шаблон Табеля Учета Рабочего Времени для решения этой проблемы. Этот шаблон помогает управлять всеми рабочими часами, включая перерывы и сверхурочные, в одном месте. Он анализирует производительность и финансы с помощью еженедельных и ежемесячных панелей. Кроме того, вы можете автоматически создавать отчеты в формате PDF для контроля и подтверждения ежемесячных рабочих часов.

Таким образом, вам не придется беспокоиться о неожиданных сверхурочных, которые могут ударить по бюджету вашей компании, или о неправильной оплате труда. Для команд Табель учета рабочего времени может привести к экономии затрат за счет более умного управления временем. Фрилансеры могут быть уверены, что каждый отработанный час правильно учтен и оплачен. И самое главное? Это сэкономит вам время на организацию и расчеты, давая больше свободы для сосредоточения на других проектах и задачах.

Содержание

Как использовать шаблон

Перед использованием шаблона полезно знать, как он устроен. Синие выделенные поля - или синий текст - это места, где вам нужно ввести свою информацию, и они необходимы для правильной работы шаблона. Черные поля содержат специальные формулы и расчеты. Будьте осторожны, чтобы не удалить поля с черными числами или не вносить большие изменения, так как они важны для правильной работы шаблона.

Этот шаблон разработан для удобства использования и содержит вкладки, организованные по цветам для удобной навигации: синие для 'вкладок ввода,' зеленые для 'вкладок панели управления,' и серые для 'вкладок отчетов и PDF.' Синие вкладки предназначены для ввода данных, включая информацию о компании, имена сотрудников, руководителей и количество часов, которые каждый сотрудник работает ежедневно. Этот раздел также предназначен для входа в систему в определенные рабочие часы. Зеленые вкладки панели управления автоматически обновляются с графиками, которые иллюстрируют введенные вами данные во вкладках ввода. Эти визуализации помогают вам понять общее количество отработанных часов, различая обычные и сверхурочные часы. Наконец, серые вкладки предназначены для автоматического создания PDF-файлов, доступных по требованию. Эти PDF-файлы предлагают комплексный обзор.

Как регистрировать отработанные часы

Понимание того, как правильно учитывать свои часы, имеет решающее значение для максимального использования этого шаблона. Процесс начинается на вкладке 'Поля', где вы настраиваете начальную информацию. В разделе 'Поля табеля учета времени' введите данные о сотрудниках и руководителях по мере необходимости. В таблице "Распределение руководителей", которая является частью раздела "Детали табеля учета времени", свяжите каждого руководителя с их соответствующими сотрудниками. Эта настройка позволяет шаблону автоматически заполнять связанные поля.

Вы также можете добавить причины отсутствия и два настраиваемых поля, адаптированных под специфические требования вашей компании.Эта гибкость позволяет отслеживать различные элементы, такие как клиенты, проекты, отделы или любую другую важную информацию. Эти настройки будут доступны в виде опций выпадающего меню, упрощая процесс заполнения табеля учета рабочего времени.

Чтобы учесть часы, перейдите на вкладку 'Ввод данных в табель учета рабочего времени', структурированную на отдельные разделы для удобного ввода данных:

1. 'Общие сведения' для регистрации даты и ответственного лица.
2. 'Сведения о рабочих часах' для записи времени начала и окончания работы, перерывов и причин отсутствия, если таковые имеются.
3. 'Настроиваемые вводные данные' для ранее настроенных настраиваемых полей, с дополнительным полем для любых важных заметок.

Заполнение этих сведений запускает два автоматизированных раздела расчета: 'Рабочие часы' и 'Расчет оплаты'. Эти разделы анализируют стоимость рабочего дня, включая обычные и сверхурочные часы, которые мы дальше рассмотрим.

Как отслеживать затраты и сверхурочные часы

Правильное управление сверхурочными часами является важным для контроля операционных затрат. В нашем шаблоне табеля учета рабочего времени вы можете настроить правила расчета сверхурочных во вкладке "Поля" в соответствии с вашими потребностями. Вы можете выбрать между ежедневными или недельными накопительными расчетами для сверхурочных.Выбор ежедневного расчета означает, что шаблон учитывает любые сверхурочные, отработанные сотрудником в течение дня, предоставляя дополнительную оплату за эти часы, независимо от общего количества отработанных часов за неделю. С другой стороны, метод накопления за неделю рассчитывает сверхурочные только в случае, если общее количество часов, отработанных сотрудником за неделю, превышает стандартное количество рабочих часов в неделю, что предлагает более точный подход к управлению бюджетом.

Вы также можете настроить продолжительность рабочей недели в соответствии с графиком вашей команды, будь то пять, шесть или семь дней. Эта настройка гарантирует точный расчет недельной рабочей нагрузки и сверхурочных для эффективного управления затратами. Сведения о ежедневных рабочих часах, почасовых ставках и ставках за сверхурочные вводятся в таблицу "Рабочие часы сотрудников" в разделе "Детали табеля учета рабочего времени". Вы можете назначить каждому сотруднику ожидаемое количество рабочих часов и ставок в день, при этом шаблон автоматически рассчитывает общее ожидаемое количество рабочих часов в неделю на основе указанных рабочих дней.

После этой первоначальной настройки вкладка "Ввод данных в табель учета рабочего времени" становится местом для ежедневного учета рабочих часов и расчета затрат.Когда вы вводите время начала и окончания, а также перерывы, шаблон автоматически обрабатывает эту информацию для генерации выводов в двух последних разделах: "Рабочие часы" для отслеживания общего количества обычных и сверхурочных часов, и "Расчет оплаты," который оценивает затраты, связанные с этими часами, на основе параметров, установленных на вкладке "Поля".

Как контролировать результаты

После того как начальные настройки сделаны на вкладке "Поля" и часы зарегистрированы, панели управления предлагают всеобъемлющий и подробный анализ результатов. Вкладка "Еженедельный отчет" служит ключевой точкой для просмотра распределения часов за выбранную неделю. Она включает фильтры для временных периодов, таких как год и месяц, и специфических категорий, таких как сотрудники и руководители, что облегчает детальный анализ.

Панель управления представляет четкое разделение общего количества отработанных часов и связанных с ними затрат, различая обычные и сверхурочные часы. Она использует графики для отображения распределения часов и затрат среди сотрудников и по дням, улучшая видимость операционной динамики. Кроме того, она отслеживает общее количество выходных дней, взятых сотрудниками, с разделением по причинам, что помогает в точном управлении и способствует улучшению координации внутри команды.

В нижней части вкладки шаблон собирает данные за неделю, подробно описывая даты, сотрудников, рабочие дни и общую стоимость. Эти еженедельные данные распространяются на месячную панель, которая собирает данные за весь выбранный месяц. Такой уровень анализа может выявить тенденции работы, указать на области, где сверхурочная работа чрезмерна, и поддержать стратегическое планирование персонала для предстоящих проектов.

Как создавать отчеты в формате PDF

Наш шаблон Timesheet включает функции для создания отчетов в формате PDF, которые предоставляют подробную информацию о рабочих часах на индивидуальном и командном уровнях. Эти вкладки оснащены функцией фильтрации и позволяют генерировать отчеты за определенные временные рамки.

Вкладка "Отчет по табелю учета времени" предназначена для создания отчетов по отдельным сотрудникам. Эта функция особенно полезна для подробного учета часов и упрощает процесс проверки руководителями, включая пространство для необходимых подписей. Этот персонализированный отчет помогает поддерживать прозрачность и ответственность за рабочие часы каждого сотрудника. В свою очередь, вкладка "Отчет о сотрудниках" собирает часы работы всех сотрудников, подчиненных определенному руководителю, в один общий отчет. Этот коллективный вид позволяет руководителям оценивать общее количество отработанных их командой часов эффективно, создавая надежную основу для проверки отчетных часов и управления производительностью команды.

Экспорт в PDF

После установки периода, за который вы хотите экспортировать свои отчеты, вы можете выдать их в формате PDF. Вот как это сделать:

1. Нажмите на вкладку "Файл" в верхнем левом углу Excel. В боковом меню выберите "Печать.[/EDQ]
2. Выберите "Печать в PDF от Microsoft" и снова нажмите "Печать", чтобы выбрать, где сохранить PDF;
3. Если у вас есть принтер, выберите его, чтобы напечатать ваш отчет для подписи непосредственно.

Настройка логотипа

Вы также можете вставить свой собственный логотип в шаблон. Чтобы сделать это, следуйте этим шагам:

1. Перейдите на вкладку "Вставка" на ленте;
2. Нажмите на "Изображения" в группе "Иллюстрации";
3. Выберите "Над ячейками" > "Это устройство" > Поиск файла изображения, выберите его и нажмите "Вставить.[/EDQ]

После вставки изображение появится над ячейками. Вы можете нажать и перетащить изображение, чтобы разместить его там, где хотите. Чтобы изменить размер изображения, нажмите на него и перетащите любые угловые или боковые ручки.

Заключение

Шаблон Timesheet улучшает управление рабочими часами, оснащенный настраиваемыми опциями ввода данных и автоматическими расчетами часов и затрат, что упрощает оперативное принятие решений для оптимизации рабочего времени команды и использования бюджета.Этот шаблон направлен на улучшение результатов, в то время как его удобный дизайн экономит время, позволяя вам сосредоточиться на других важных задачах.